لیست وسایل دفتر کار | چک لیست 17 مورد لوازم اداری

کسب و کارهای مهم در دنیا نیازمند یک دفتر کار هستند و مانند یک ساختمان که مهمترین نیازش مصالح است , دفتر کار هم به لوازم موجود اداری نیاز حیاتی دارد. این نقطه اولین جایی است که نیاز به یک لیست لوازم دفتر کار را می توان حس کرد. اما وسایل دفتر کار Office equipment از چه مواردی تشکیل شده است؟

آیا در یک کسب و کار که مهمترین اتفاق آن مدیریت درامد است را می توان با یک دفتر کار با لوازم اقتصادی , می توان به درامد بیشتر آن شرکت کمک کرد؟چگونه؟

لیست وسایل دفتر کار اصلی ترین و مهمترین نیاز یک شرکت است تا با آن بتواند مجموعه لوازم اداری رومیزی مرغوب و با کیفیت را با کمترین هزینه تهیه کرد. چک لیست لوازم اداری می تواند با توجه به شرایط مختلف هر شرکت متفاوت باشد.

تعداد کارمندان ,تعداد بخش های اداری , میزان فضا و متراژ دفتر کار از مهمترین عوامل تفاوت در چک لیست لوازم ادار ی هر شرکت است.

در این مقاله بیتشرین تلاش انجام می شود تا یک شرکت بتواند با این لیست وسایل دفتر کاری که ما در ادامه بیان می کنیم و توضیحات هر بخش را می دهیم , یک مامور خرید و حتی یک مدیر بتواند با کمترین هزینه لیست وسایل دفتر کارش را ببندد و دفترش را تجهیز نماید.

در مرحله اول باید مفهوم لوازم اداری را تشریح کرد و همچنین دسته بندی وسایل دفتر کامل را به تور کامل شرح داد. لیست وسایل دفتر کار را باید به دو دسته اصلی لوازم تحریر اداری و تجهیزات اداری تقیسم کرد. در ادامه هر دسته بندی را با جزییات بیشتر و دقیق تر شرح خواهیم داد.

لیست وسایل دفتر کار (لوازم تحریر اداری)

مهمترین بخش چک لیست تجهیزات اداری , لوازم تحریر اداری است. منظور از لوازم تحریر اداری هرآن چیزی است که در دفتر کار برای نوشتن و بایگانی و حتی انجام امور ساده اداری مورد استفاده قرار می گیرد. در این دسته هم حتی برخی از لوازم تحریر اداری را می توان به لوازم روی میز و لوازم اداری خارج از میز کار تقسیم کرد.

در لوازم اداری مورد استفاده روی میز مواردی مانند :

1. تقویم رومیزی : هر کارمند، برای یادداشت‌ های روزانه و اطلاع از تاریخ روز به یک تقویم رومیزی نیاز دارد. چرا که می‌ تواند به واسطه‌ آن، تاریخ جلسات، نامه‌ ها و… را سِت و برنامه‌ ریزی کند.کما اینکه می تواند تاریخ های تعطیل رسمی را به راحتی ببیند و مرخصی هایش را مدیریت کند. به همین علت وجود یک تقویم ساده و کوچک روی هر میز کار مهم خواهد بود.بدیهی است که تعداد خرید تقویم های رومیزی بستگی به موجود بودن میزان میزهای کاری در دفتر شما خواهد داشت.پس میتوان تقویم رومیزی را ازمهمترین وسایل مورد نیاز یک دفتر کار دانست.
2. کازیه چند طبقه : کازیه چند طبقه یکی از لوازم اداری پرکاربرد است که به ما کمک می‌ کند تا بتوانیم پرونده‌ ها و برگه‌ هایی که روزانه با آن ها سر و کار داریم را برای نظم بیشتر، داخل آن قرار دهیم.بهترین وسیله برای مدیریت برگه ها و پرونده های روی میز کارمان، کازیه چند طبقه است. بعضی کازیه‌ ها فلزی و بعضی دیگر از جنس پلاستیک هستند.کازیه اداری، هم دو طبقه و هم سه طبقه طراحی شده است که متناسب با نیازمان، آن را خریداری می‌ کنیم. پیشنهاد ما برای انتخاب کازیه مناسب اتخاب کازیه پلاستیکی است چرا که اکثر تولید کنندگان کازیه پلاستیکی از پلاستیک های متراکم و با کیفیت استفاده می کنند . با انتخاب کازیه پلاستیکی به جای فلزی می توانید اندکی در هزینه لوازم تحریر اداریتان صرفه جویی کنید. در ادامه اضافه می کنیم اگر در هزینه کردن مشکلی ندارید نیز به راحتی کازیه های فلزی را انتخاب کنید.
3. کلربوک : بیشتر کارمندان با کاغذهای A4 پرینت شده که حاوی اطلاعات مهمی هستند بسیار سر و کار دارند. بنابراین جمع آوری و بایگانی این اسناد، کار مهمی است.کلربوک بعنوان مهم ترین عضو در لیست وسایل دفتر کار قرار می گیرد. کلربوک جایی است که اسناد، مدارک، قراردادها و بصورت کلی برگه های مهم را درون خود جای می دهد تا از مفقود شدن آنها جلوگیری نماید.کلربوک دارای جلد پلاستیکی محکم و مقاوم است که در واقع این جلد مقاوم، وظیفه اصلی محافظت از برگه ها را بر عهده دارد.از ویژگی های کلربوک می توان به این موضوع اشاره کرد که درون هر یک عدد کلربوک چندین کاور کاغذ وجو دارد که به این معنی است با خرید هر یک عدد کلربوک میتوانید چندین کاغذ را باهم و در کنار هم داشته باشید . پس به جای خرید پوشه های زیاد و کاورهای کاغذ زیاد , با خرید کلربوک تا حد زیادی میتوانید در هزینه ها صرفه جویی کنید.
4. کاربن : کاغذ کاربن درواقع یک ابزار کپی ارزان قیمت محسوب می شودکه در لیست وسایل دفتر کار قرار میگیرد. یک طرف کاغذ کاربن، آغشته به مرکب یا رنگ دانه آبی یا مشکی است تا بتوانیم آن را زیر برگه مورد نظر قرار دهیم و از نوشته هایمان کپی و رونوشت بگیریم. در لوازم اداری، از کاغذ کاربن برای رونوشت و کپی برداری همزمان، از تنظیم قرارداد، ثبت اسناد اداری، فیش بانکی و… استفاده می شود.کاربن ها اگرچه بسیار کوچک و جزئی هستند ولی در مواقع نیاز، جزو کلیدی ترین لوازم اداری به حساب می آیند.
5. استامپ : استامپ یک جعبه کوچک فلزی است که درون آن بالشتکی آغشته به جوهر وجود دارد. بِلا استثنا،، روی میزِ همه کارمندان مجموعه های اداری، یک استامپ وجود دارد.وجود استامپ بعنوان لوازم اداری، در زمانی مهم می شود که ما می خواهیم روی برگه ای مهر بزنیم. مثلا مهر: “پرداخت گردید” یا مثلا مهر: “مرخصی بلا مانع است” و…استامپ ها بنا به نیاز ما، بزرگ یا کوچک انتخاب می شوند. استامپ ها جدیدا به دو مدل در بازار یافت می شود. استامپ های نانو که بعد از استفاده جوهر از انگشتتان خود به خود پاک می شود و استامپ های جوهری معمولی که جوهر روی انگشت تا مدت ها باقی می ماند. حساسیت زیادی در خرید استامپ نیست ولی اگر بر اساس نیازتان از استامپ زیاد استفاده می کنید ترجیح ما خرید استامپ نانو است.
6. دستگاه پانچ : از مهمترین کارهای روزانه یک کارمند در دفترکار بایگانی کردن اسناد، مدارک، نامه‌ها و… است و در صدر لیست وسایل دفتر کار قرار میگیرد که برای انجام این کار مهم یک دستگاه پانچ کاغذ قوی مورد نیاز است.دستگاه پانچ کاغذ به عنوان یکی از لوازم اداری مهم، باید بسیار باکیفیت، انتخاب و خریداری شوند. زیرا به دلیل زیاد استفاده شدن، اگر آنها را بی کیفیت تهیه کنیم، در مدت کوتاهی دچار خرابی می شوند.بنابراین میتوان دستگاه پانج را جز مهم ترین وسایل مورد نیاز شرکت دانست.
7. منگنه و سوزن منگنه : یکی از شایع ترین مشکلات محیط های اداری، گم شدن و پخش شدن برگه ها، اسناد و مدارک است. مشکل زمانی عمیق تر می شود که اسناد و برگه هایی پخش و مفقود شوند که با هم ارتباط دارند. مثلا فرض کنید یکی از برگه های یک قرارداد ده برگی، مفقود شود! (همین اتفاق ساده شاید در مواردی به فاجعه تبدیل شود)
8. پایه چسب نواری : چسب نواری برای چسباندن کاغذها یا هر شئ سبک دیگر به هم، در دفتر کار یا محیط های اداری کاربرد زیادی دارند.اگر برای هر بار استفاده از چسب نواری بخواهیم برای جدا کردن قطعات چسب، از قیچی یا دندانمان استفاده کنیم، روند کارمان بسیار سخت و آزار دهنده می شود.[irp posts=”3888″ name=”16 مورد از وسایل طراحی چهره: از انواع مداد طراحی تا …”]
9. گیره کاغذ و کلیپس کاغذ : یکی از لوازم اداری مهم در امر دسته بندی و بایگانی اوراق اداری، گیره کاغذ و کلیپس کاغذ است که جز مهم ترین عناصر لیست وسایل دفتر کار می باشد. گیره کاغذ می تواند تا ده برگه را در کنار هم نگه دارد ولی ظرفیت کلیپ کاغذ خیلی بیشتر از این هاست.علاوه بر آن کلیپس کاغذ باعث می شود که گوشه برگه ها تا نخورد و تا مدت ها چندین و چند برگه بصورت منظم کنار هم قرار بگیرند. با توجه به قسمت های اداری موجود در محل کارتان می توانید اقدام به خرید این گیره ها کنید چرا که این گیره های کاغذ بیشترین مصرف را برای بخش بایگانی شرکت به همراه خواهد داشت.
10. سوزن ته گرد و پونز اداری : سوزن ته گرد و پونز بیشتر در دفترهای کاری مورد استفاده قرار می گیرند که دارای تابلو اعلانات هستند. پس انتخاب این گزینه هم با توجه به نیاز سنجی شما قابل استفاده خواهد بود.

در این شرایط، داشتن یک منگنه یا دستگاه دوخت بسیار مهم می شود بطوریکه می توانیم برگه‌ها، اسناد و مدارک چند برگی را به ‌هم بچسبانیم تا آنها مرتب و منظم، کنار همدیگر قرار گیرند و مفقود نشوند.

دستگاه منگنه نیز جزو لوازم اداری پر کاربردِ محیط های اداری محسوب می شود. بنابراین باید آن را بسیار باکیفیت انتخاب کنیم در غیر این صورت بزودی خراب می شود و روند کار ما را دچار مشکل می کند.به طور معمول سوزن منگنه شماره ۱۰ و ۲۴/۶ جزو پر مصرف ترین سوزن منگنه های مصرف اداری هستند.

در چنین مواردی وجود پایه چسب نواری به عنوان یکی از لوازم اداری کاربردی ،بر روی میز کارمان، مهم می شود. چسب نواری را درون آن قرار داده و در زمان نیاز، تکه ای از چسب را به واسطه تیغه آن بِبُریم.برای امورات اداری، بهتر است پایه چسب را بزرگ انتخاب کنیم.

لوازم تحریر اداری و نوشت افزارها اصلی ترین موارد در چک لیست لوازم اداری هستند. در ادامه با این نوشت افزارهای مهم و با کیفیت آشنا خواهید شد.

لوازم تحریر اداری شامل موارد زیر هستند که هستند که اصلی ترین نیاز هر دفتر کاری خواهند بود.

• لاک غلط گیر : در تمامی فرایندهای نوشتن متن روی برگه در خیلی از موارد احتمال اشتباه زیاد وجود خواهد داشت پس در چنین مواقعی وجود یک لاک غلط گیر بشدت ضروری خاهد بد چرا که امکان دارد این اشتباه در نوشتار یک قرار داد مهم رخ دهد. پیشنهاد ما در انتخاب لاک غلط گیر لاک خودکاری است چرا که هم به ظاهر زیبای میز لوازم تحریر اداری دفترتان کمک خاهد کرد و هم بدلیل وجود نوک های تاشو به داخل , امکان خشک شدناش بسیار کم خواهد بود.
• ماژیک هایلایتر : افراد برای علامت‌ گذاری و مشخص کردن مطالب مهم، بر روی متون نامه‌، سند، دفاتر ثبتی و… به ماژیک علامت گذار نیاز پیدا می‌ کنند.در خیلی از موارد علامت نزدن یک موضوع مهم در برگه های حاوی اطلاعات مهم به شرکت ضربه های بزرگ خواهد زد. در این زمان نیاز به یک ماژیک هایلات ساده بشدت مورد نیاز خواهد بود.تا قبل از این، برای مشخص کردن موارد مهم، از مداد یا خودکار استفاده می شد که این راه کافی نبود. بنابراین افراد به دنبال محصولی بودند که بتوانند تمام توجه را به مطالب و نوشته های مهم جلب کند. در این مورد هم ابتدا یک نیاز سنجی کنید و با توجه به تعداد کارمندان میزهای اداری موجود در دفتر کارتان اقدام به خرید کنید.
• خودکار : لوازم تحریر با خودکار و مداد در دنیا تعریف می شودو باید در لیست وسایل دفتر کار آن را قرار داد. در مورد اهمیت خودکار در محیط های اداری، هر حرفی بزنیم، توضیح واضحات است.فقط لازم می دانیم به این نکته اشاره کنیم که برای تهیه‌ خودکار، لازم است بهترین کیفیت آن انتخاب شود. چرا که خودکار جزو پرکاربرد ترین لوازم تحریر محسوب می شود. اگر خودکار را با کیفیت خریداری نکنیم دچار مشکلاتی از قبیل پس دادن جوهر، قطع و وصلی در حین نوشتن و… می شویم. این مشکلات در برخی از موارد باعث ایجاد حس ناخوشاید هم برای خودتان و کارمندانتان و همچنین برای ارباب رجوع شرکتتان ایجاد خواهد کرد. پس در انتخاب خودکار خوب درنگ نکنید.

ما در اینجا چندین مدل خودکار های پناک ژاپن را به شما معرفی میکنیم که میتوانید از کیفیت ساخت جوهر آن مطمئن باشید و فقط در انتخاب طرح و مدل آن بررسی های لازم را انجام دهید.

همچنین بخوانید: آموزش نقاشی چشم و ابرو با مداد | 0 تا 100 طراحی چشم برای مبتدیان

نگاهی به برخی از لوازم مورد نیاز برای تجهیز دفتر کار

• اتود و مداد نوکی : در سطح اداری بهترین پیشنهاد برای استفاده از مداد انواع نوکی آن است چرا که هم ظاهر زیبایی به محیط شما میدهد هم دغدغه تراش و سیاه شدن توسط زغال مداد و حتی کثیف شدن لباس خود و کارمندانتان را ندارید. اتودها در انواع مختلف تولید و در بازار لوازم تحریر عرضه می شوند. نکته ای که در مورد خرید اتود باید به آن دقت کرد این است که بهتر است آن را مرغوب و باکیفیت انتخاب کنیم. زیرا در غیر اینصورت، موقع استفاده از آن، دچار مشکلاتی از قبیل خرد شدن نوک، جدا شدن قسمت های مختلف اتود از هم و در کل خراب شدن زود هنگام می شویم.

نگاهی به برخی از این محصولات

• پاک کن : پاک کن ها در لیست لوازم تحریر، کوچک و کم استفاده بنظر می رسند. ولی اگر همین ابزار کوچک بر روی میز کار دفترمان نباشد در خیلی از موارد دچار مشکل خواهیم شد.پاک کن در موارد خط خوردگی (با مداد) خیلی به درد ما می خورد. اگر پاک کن را نیز بی کیفیت خریداری کنیم می تواند نوشته‌ ها و برگه‌ هایمان را سیاه و کثیف کند.

• ماژیک وایت برد : ماژیک‌ های وایت برد بیشتر در اتاق جلسات، برای نوشتن نکات، استراتژی ها و مطالب مربوط به جلسه کاربرد دارند. بنابراین در اتاق مدیران که بیشتر جلسات در آنجا برگزار می‌ شود، لازم است چند عدد ماژیک وایت برد وجود داشته باشد. پس پیش از انتخاب ماژیک وایت برد باز هم نیاز سنجی کنید و با توجه به داشتن اتاق جلسات و وجود وایت برد اقدام به خرید کنید. تنها نکته در انتخا ماژیک کیفیت رنگ و ارگونومی بدنه ماژیک است که در جلسات باعث خستگی دستتان نشود.

ما به شما ماژیک های آفیس مستر تینو را معرفی میکنیم چرا که هم کیفیت ساخت اروپایی دارد و هم قیمت مناسبی را دارا است.

• خط کش : برای یک کارمند، یک خط کش ۳۰ سانتی فلزی کافی است تا بتواند گاهی با آن کاغذی را برش دهد یا در صورت نیاز روی برگه‌ ای خط کشی کند.خط کش ها هرچند ابزاری کم استفاده هستند ولی در مواقع نیاز، تبدیل می شوند به ابزاری حیاتی که هیچ وسیله دیگری نمی تواند بخوبی کار آن را انجام دهد.برخی سوالات رایج

  لیست وسایل دفتر کار چیست؟

  اولین و اساسی ترین لیست لوازم تحریر اداری است که قبل از شروع به کار هر شرکتی به شدت نیازمند است که آماده باشد. این لیست وسایل دفتر کار هم شامل لوازم تحریر اداری است و هم شامل مواردی مانند ملزومات مبلمان اداری و وسایل غیر نوشتاری در یک دفتر کار است.

  چه مواردی در لیست وسایل دفتر کار است؟

  همانطور که در بالا اشاره شد اولین موارد در لیست وسایل دفتر کار لوازم تحریر اداری است و هرآنچه که برای نوشتن مورد نیاز است . به غیر از این موارد وسایلی همچون تقویم رومیزی کازیه پانج منگنه پوشه نگه دارنده برگه ها و لاک غلط گیر را میتوان به موارد بالا افزود. هرچند باید گفت که میزان تنوع و تعداد وسایل به متراژ یک دفتر کار و تعداد کارمندان و حتی کاربری شرکت بستگی دارد.

  چک لیست لوازم اداری دارای شامل چند قلم است ؟

  با توجه به نوع کاربری یک دفتر کار میزان اقلام مورد نیاز این دفتر هم متفاوت است. اما به طور متوسط شامل 10 مورد به غیر از لوازم تحریر اداری است. برخی از این اقلام شامل : تقویم رومیزی کلر بوک کازیه استامپ کاربن دستگاه پانچ منگنه گیره کاغذ و سوزن ته گرد است.

  حدود قیمت یک لیست وسایل دفتر کار چقدر است؟

  امروزه در بازار برند و تنوع زیادی در لوازم تحریر اداری وجود دارد که این موضوع باعث می شود قیمت های یک چک لیست لوازم اداری نیز متفاوت باشد. در مرحله اول باید با توجه به نیاز خود اقدام به خرید لوازم تحریر اداری کنید. تعداد کارمندان متراژ دفتر کار تعداد اتاق ها و حتی نوع کاربری یک دفتر کار در خرید لوازم آن بسیار تاثیر گذار است. اما با توجه به تمامی این موارد می توان گفت حدودا بین 800 الی 10 میلیون تمان می تواند باشد که این مبلغ کاملا باتوجه به نوسانات قیمت در بازار و خصوصیات یک محیط کار میتواند متغیر باشد.

  آیا میتوان لوازم تحریر اداری را از اینترنت خرید ؟

  بله مانند تمامی لوازم مورد استفاده هر شخص میتوان لوازم تحریر اداری و حتی دیگر لوازم مورد نیاز یک دفتر کار را فروشگاه های اینترنتی فقط با چند کلیک و به راحتی انتخاب و خریداری کنید و به این نحو در وقت و زمان خود صرفه جویی کنید.